Чиновникам начнут выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Важная и полезная информация по теме: "Чиновникам начнут выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях" с профессиональной точки зрения. На все имеющиеся вопросы сможет ответить наш дежурный консультант.

Чиновникам начнут выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере — 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях.
Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.
При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

Налог на прибыль

НДФЛ

Страховые взносы

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

24 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Компенсация за использование личного автомобиля сотруднику таможни (Зарипова М.)

Дата размещения статьи: 06.11.2015

В каком размере выплачивается компенсация?

В соответствии с п. 4 ст. 3 Федерального закона N 283-ФЗ сотрудникам МЧС, ФТС, ФСИН и ФСКН, использующим личный транспорт в служебных целях, выплачивается денежная компенсация в порядке и размерах, которые определены Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14. Пунктом 2 данного Постановления утверждены следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Федеральный закон от 30.12.2012 N 283-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

За использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно

3300 руб. в месяц

За использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см

4100 руб. в месяц

За использование мотоциклов

1650 руб. в месяц

В каком порядке выплачивается компенсация?

Правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов Российской Федерации утверждены Постановлением Правительства РФ N 14 (далее — Правила N 14).

Примечание. В силу п. 2 Правил N 14 денежная компенсация выплачивается сотрудникам только в случае, если их служебная деятельность носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями.

Основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя органа (учреждения) (п. 3 Правил N 14).

К сведению. Для получения денежной компенсации сотрудник подает рапорт на имя руководителя органа (учреждения).

К рапорту прилагаются следующие документы:

— копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства). Данная копия заверяется в установленном порядке или представляется с предъявлением оригинала;

— путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

— документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц. Выплата осуществляется одновременно с выплатой денежного довольствия за текущий месяц на основании приказа руководителя таможенного органа (учреждения), в котором указывается сумма денежной компенсации.

Сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке (п. 7 Правил N 14).

Как отразить в учете выплату компенсации?

В силу Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ расходы, связанные с выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Таким образом, учет расчетов по данной выплате следует вести с использованием счета 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции N 157н ).

Утверждены Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Начисление компенсации в казенном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 102 Инструкции N 162н ):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»

Читайте так же:  Цены на бензин

Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам».

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п. 49 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения».

Если сотрудникам компенсационная выплата за использование личного автомобиля в служебных целях перечисляется на банковскую карту, то необходимо учесть разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 08.07.2015 N 02-07-07/39464. В нем чиновники финансового ведомства обращают внимание, что при отражении операций, связанных с перечислением заработной платы (иных выплат) на банковские карты сотрудников казенных учреждений, транзитный счет 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» не используется. В силу п. 273 Инструкции N 157н счет 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» предназначен для учета расчетов по удержаниям из заработной платы и денежного довольствия, стипендий или иных периодических платежей. При этом удержания производятся на основании соответствующих документов — письменных заявлений сотрудников или исполнительных листов.

В случае если по контракту в учреждении предусмотрено перечисление денежного довольствия сотрудникам таможенных органов на банковские счета, в том числе на счета, к которым привязаны банковские карты, указанные операции следует отражать бухгалтерскими записями без использования данного счета.

С учетом разъяснений, приведенных в Письме N 02-07-07/39464, корреспонденция счетов по перечислению компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях будет следующей:

Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудникам учреждения

Перечислена компенсация на банковские карты сотрудников

Чиновники финансового ведомства отмечают, что указанный порядок отражения в бухгалтерском учете перечисления заработной платы сотрудников учреждения на счета работников в банке, в том числе на счета банковских карт, необходимо закрепить в учетной политике казенного учреждения.

Удерживать ли НДФЛ с компенсации?

В Письме Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076 чиновники ведомства указали на следующее. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах предусмотренных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций за использование личного имущества работника в интересах нанимателя и не определяет порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ нужно руководствоваться положениями Постановления Правительства РФ N 14.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества сотрудника в интересах нанимателя (таможенного органа). Минфин в вышеприведенном Письме обращает внимание на документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на данные цели, а также подтверждающие суммы произведенных в связи с этим расходов.

Возникает ли обязанность по уплате страховых взносов?

Далее поговорим об уплате страховых взносов во внебюджетные фонды.

Что касается страховых взносов, то разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985. В нем чиновники отмечают, что от обложения страховыми взносами освобождаются компенсации в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ ). Таким образом, в целях применения законодательства о страховых взносах нужно руководствоваться положениями Постановления Правительства РФ N 14.

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

В то же время хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92. В нем чиновники ведомства отмечают, что если сотрудник в служебных целях использует автомобиль, которым он управляет по доверенности, то суммы полученной им компенсации подлежат обложению страховыми взносами. Данный вывод основан на том, что в силу положений ст. 185 ГК РФ при передаче имущества по доверенности не происходит перехода права собственности к доверенному лицу, следовательно, такое имущество не является личным. Компенсация за использование в служебных целях неличного имущества сотрудника законодательством РФ (в частности, ст. 188 ТК РФ) не предусмотрена. Тогда как п. 7 Правил N 14 определяет выплату компенсации сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника (п. 7 Правил N 14). В данном случае необходимо обратиться к нормам п. 14 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ. В частности, они гласят, что суммы денежного довольствия, продовольственного и вещевого обеспечения и иные выплаты, получаемые лицами рядового и начальствующего состава таможенных органов, имеющими специальные звания, в связи с исполнением службы не подлежат обложению страховыми взносами.

Ниже рассмотрим примеры по отражению в бухгалтерском учете операций по выплате компенсации за использование личного автомобиля.

Пример 1. Сотрудница таможни В.В. Иванова подала рапорт на выплату компенсации за использование личного легкового автомобиля (Hyundai Solaris). Она представила документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно техническому паспорту рабочий объем двигателя составляет 1591 куб. см. В соответствии с приказом руководителя таможенных органов компенсация выплачивается в размере 3300 руб. в месяц.

Бухгалтер казенного учреждения сделает следующие учетные записи:

[3]

Компенсация за использование личного авто в служебных целях освобождается от налогообложения в пределах установленных правительством норм

В рассмотренном примере в трудовом договоре с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 тыс. руб. в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы: облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как она учитывается при исчислении налога на прибыль?

Эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант» разъяснили, что организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли. Это можно сделать в пределах норм, установленных правительством. А также можно не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора. Освобождение от налогообложения можно применить только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. При этом расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

Читайте так же:  Как платить ндфл при получении автостраховки

Необходимо также учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Напомним, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 Трудового кодекса). Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (письмо Минфина России от 21 ноября 2016 г. № 03-03-06/1/68362).

В то же время при использовании личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275).

В свою очередь расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных нормативным актом правительства (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо Минфина России от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

При этом организация также должна иметь в наличии документы:

  • подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
  • подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письмо Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076).

Чиновникам начнут выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Видео (кликните для воспроизведения).

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее — ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

2. Договор безвозмездного использование ТС

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Компенсация бензина, запчастей на личный автомобиль

Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

КОМПЕНСАЦИЯ ГСМ за использование личного автомобиля

Вопрос : Об учете в целях налога на прибыль стоимости ГСМ, возмещаемой работникам, использующим личный транспорт в служебных целях.

Ответ : Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета расходов организации в виде стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, сообщает следующее.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Читайте так же:  Кто освобождается от уплаты транспортного налога

Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

При этом следует учитывать, что на основании п. 1 ст. 252 Кодекса расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций , установленных законодательством, учтено возмещение затрат , возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

    РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ
    Компания может включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ.

Как выплачивать компенсацию за использование грузового автомобиля в служебных целях?

Компания выплачивает компенсацию за использование грузового автомобиля в служебных целях . Можно ли учесть такие затраты при расчете налога на прибыль или единого налога при УСН? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Общая система

Если речь идет об общей системе налогообложения, то такую компенсацию можно учесть без проблем. Объясняется это следующим. Работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование личного имущества работника.

Такая норма предусмотрена статьей 188 ТК РФ. Естественно это правило распространяется не только на легковые машины, но и на грузовики. Поэтому в 2019 году компенсация за использование грузового автомобиля в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль.

При выплате компенсаций за легковушки действуют ограничения при включении данных затрат в расчет налога на прибыль. Все налогоплательщики, сталкивающиеся с такими расходами, должны ориентироваться на нормы, установленные постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

Однако данный нормативный акт не устанавливает лимиты на грузовики. Поэтому компенсацию за использование грузового транспорта в служебных целях можно учесть в размере, согласованном сторонами трудового или коллективного договора (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность таких действий подтверждают чиновники. По их мнению, включить компенсацию в расходы действующее налоговое законодательство не запрещает (см., например, письмо Минфина от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).

Добавим, что компенсация за использование грузового автомобиля в служебных целях НДФЛ и страховыми взносами не облагается. Аналогичное правило действует для легковушек.

Если на общей системе налогообложения учесть компенсацию за грузовик можно без проблем, то на упрощенке этого сделать нельзя. Дело в том, что перечень расходов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу, закрыт (ст. 346.16 НК РФ). Разрешено учитывать только компенсацию за легковой транспорт и мотоциклы. Подробнее об этом читайте тут.

Выходом из этой, казалось бы, тупиковой ситуации является заключение договора аренды грузового авто у сотрудника. Дело в том, что арендную плату можно учитывать при расчете единого налога в полной мере (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

За использование личных авто в служебных целях выплатят компенсацию

#1 Зарулем.РФ

Материалы и новости

  • Граждане
  • 43 000 сообщений
  • Госслужащие скоро начнут получать деньги за использование личного транспорта в служебных целях. Постановление о выплате таких компенсаций подписал в начале июля премьер РФ Дмитрий Медведев. Эксперты сомневаются, что это поможет существенно сэкономить бюджетные средства.

    Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта 2019 году (приказ)

    Затраты на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях компенсируются работнику. Для покрытия расходов необходимо документальное оформление необходимости использования личного транспорта и подтверждение произведенных затрат. Возмещение расходов производится только работнику предприятия.

    [1]

    Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

    Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

    • Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
    • Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
    • Видов затрат, оплачиваемых работнику.

    Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

    Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

    Важно! Ежемесячные командировки на личном автомобиле не признаются систематическим использованием ТС.

    Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником

    Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов. Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:

    1. Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
    2. Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.
    3. Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).
    4. Приказ о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.

    Работник может предоставить для служебного пользования любой транспорт – грузовой или легковой автомобиль, мотоцикл. Используется ТС, на которое имеется право собственности или доверенность на его управление. Для получения сумм в счет покрытия затрат работник должен проявить инициативу, написав заявление.

    Читайте так же:  Почему я не могу познакомиться с нормальным мужчиной

    Размер предоставляемой работнику компенсации

    Законодательством установлено право возмещения расходов сотрудника за эксплуатацию, износ ТС и расходов в связи с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Порядок выплат, проведения расчета сумм устанавливает работодатель по согласованию с сотрудником. Предприятие может покрывать затраты на эксплуатацию и ГСМ:

    1. Из расчета километража пробега ТС. Для подтверждения показаний спидометра необходимо иметь путевые листы. Применяется стандартная форма документа или бланк, разработанный предприятием и утвержденный приказом.
    2. Без учета километража. Подтверждением служебного характера поездки являются журналы учета передвижений, маршрутные или путевые листы. Ряд предприятий использует учет по лимитам, подтверждаемый служебными записками о передвижениях по одному маршруту. Сумма определяется расчетным путем, устанавливается единожды и не пересматривается при наличии постоянных перемещений на конкретные расстояния.

    Документы, подтверждающие факт осуществления служебных поездок, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичного учета. При составлении документов должны присутствовать реквизиты предприятия, номера, даты, назначения с расшифровками, подписи ответственного лица.

    Работник, получающий возмещение сумм расходов, должен предоставлять ежемесячный отчет о произведенных затратах. К отчету необходимо прилагать кассовые чеки по оплате расходов на приобретение ГСМ.

    Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

    Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

    1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
    2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
    3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
    4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
    5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

    Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

    Особенности покрытия затрат при использовании транспорта по доверенности

    Письменное разрешение на управление ТС, удостоверенное нотариусом, является законным основанием для его использования. Суммы возмещения затрат при использовании личного имущества освобождены от налогообложения. В отношении доходов, полученных при эксплуатации арендованной собственности, льгота не предусмотрена. При получении компенсации:

    • Сумма подлежит обложению НДФЛ.
    • Работодатель должен обложить сумму страховыми взносами.
    • Исчисленная сумма не уменьшает доходы при расчете базы по налогу на прибыль.

    По мнению специалистов Минфина, ТС, управляемое по доверенности, не считается собственным имуществом. Льгота, предусмотренная ст. 217 НК РФ, не применяется. Сумма компенсируемых расходов облагается налогами.

    Зам. директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

    Наряду с отрицательной позицией Минфина имеются положительные решения судебных органов, признающие право на получение оплаты затрат при управлении ТС по доверенности. Судебные органы признают право за работником на распоряжение ТС вплоть до использования в служебных целях.

    Нормы покрытия расходов в 2019 году

    Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2019 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.

    [2]

    Тип ТС, объем двигателя Норма возмещения, рубли
    Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см 1 200
    Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см 1 500
    Грузовой тип а/м Ограничение отсутствует
    Мотоцикл 600

    Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.

    Распространенная ошибка при исчислении суммы

    Ошибка № 1. Величина возмещения расходов за использование сотрудником собственного ТС устанавливается на месячный период. При фактическом отсутствии лица в связи с отпуском или болезнью транспорт не эксплуатируется, затраты не возмещаются, если иное не установлено договором. В том случае, когда работнику сумма затрат по условиям договора не пересчитывается, выплата производится полностью.

    Ответы на часто возникающие вопросы

    Вопрос № 1. Допускается ли заключать соглашение об использовании личного ТС для перемещения лица в рабочее время в устной форме?

    Предусмотрена только письменная форма соглашения между сторонами.

    Вопрос № 2. Кто является плательщиком транспортного налога личного ТС работника, используемого в служебных целях?

    Плательщиком транспортного налога признается собственник ТС или лицо, получившие имущество по доверенности (ст. 357 НК РФ). Компания, привлекающая ТС, не несет обязанности перед бюджетом.

    Автомобиль по доверенности для служебных целей

    Мнение аудиторов основано на позиции Минфина России и ФНС России. Она заключается в следующем. Если работник для служебных целей использует автомобиль, который управляется им по доверенности, то соответствующая денежная компенсация должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Давайте посмотрим, чем же аргументируется такая точка зрения и можно ли с ней поспорить.

    Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы компенсационных выплат, установленных в соответствии с законодательством РФ, не облагаются НДФЛ. Статьей 188 ТК РФ предусмотрена выплата работнику компенсации, если он с согласия и ведома работодателя использует в служебных целях свое личное имущество.

    Минфин России считает, что личным следует считать имущество, которое принадлежит работнику на праве собственности. Поэтому не облагается НДФЛ компенсация за использование только того имущества, которое находится в собственности работника.

    Читайте так же:  Сколько дней можно ездить на машине по договору купли-продажи без постановки на учет и страховки

    Если же автомобиль управляется сотрудником по доверенности, компенсация за использование этого авто под действие п. 3 ст. 217 НК РФ не подпадает и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Этой позиции финансисты придерживаются давно (письма от 26.09.2017 № 03-04-06/62152, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).

    Лишь в декабре 2017 г. они изменили свое мнение, указав, что выплаты, производимые организацией за использование автомобиля, принадлежащего работнику на законном основании (в том числе на основании договора аренды) и используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 05.12.2017 № 03-04-06/80616). При этом финансисты сослались на разъяснения Департамента правовой и международной деятельности Минтруда России (не указав при этом их реквизитов), согласно которым расходы, понесенные работником при использовании автотранспорта, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

    Но затем специалисты финансового ведомства снова вернулись к своей прежней позиции (письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170).

    Как мы уже сказали, специалисты ФНС России поддерживают позицию Минфина России (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

    У судов на этот счет другое мнение. Они считают, что от НДФЛ освобождается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику на любом законном основании (постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14).

    Таким образом, если компания при выплате компенсации работнику за автомобиль, управляемый им по доверенности, не удержит с этих сумм НДФЛ, свою правоту ей придется доказывать в суде.

    Страховые взносы

    Расходится позиция чиновников и судов и в вопросе необходимости начисления страховых взносов на сумму компенсации за использование в служебных целях автомобиля работника, управляемого им по доверенности.

    Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением трудовых обязанностей. И поскольку компенсация по ст. 188 ТК РФ предусмотрена за личное имущество, Минфин России, так же как и в случае с НДФЛ, считает, что страховыми взносами не облагается компенсация только за использование имущества, принадлежащего работнику на праве собственности (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097).

    Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 26.02.2014 № 17-3/В-82, от 26.02.2014 № 17-3/В-92) в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

    Между тем, по мнению судей, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Поэтому компенсация за использование такого автомобиля в служебных целях не облагается страховыми взносами (Определение Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012).

    Обратите внимание: несмотря на то что в данных судебных решениях рассматривались споры по страховым взносам, исчисляемым в соответствии с Законом № 212-ФЗ, вывод, сделанный судами, применим и к страховым взносам, исчисляемым по правилам НК РФ.

    Однако специалисты ФНС России в письме от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] указали, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. И поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

    Компенсация расходов работника

    Помимо компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях, ст. 188 ТК РФ предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Минфин России неоднократно указывал, что для освобождения выплат, производимых на основании ст. 188 ТК РФ, от НДФЛ и страховых взносов у компании должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (письма от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 26.09.2017 № 03-04-06/62152). Но какие именно документы нужно иметь компании, чтобы избежать претензий налоговиков?

    В письме от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] специалисты ФНС России разъяснили, что использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу. А к документам, подтверждающим произведенные работником расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Налоговики также обратили внимание, что суммы возмещения расходов работника облагаются НДФЛ и страховыми взносами в том же порядке, что и выплачиваемая ему компенсация за использование его имущества. Из сказанного налоговиками следует, что, если имущество не принадлежит работнику на праве собственности, возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества в служебных целях, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

    Источники


    1. Саблин, М. Т. Взыскание долгов. От профилактики до принуждения. Практическое пособие / М.Т. Саблин. — М.: КноРус, 2014. — 416 c.

    2. Лившиц, Р.З.; Чубайс, Б.М. Трудовой договор; М.: Наука, 2011. — 174 c.

    3. Болдырев, В. А. Конструкция юридического лица несобственника. Опыт цивилистического исследования / В.А. Болдырев. — М.: Статут, 2012. — 368 c.
    Чиновникам начнут выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here